01/01/2010

Как заставить работать компанию, как часы

Подсчитано: производство Porsche состоит из 90 тысяч шагов. То есть будут совершены тысячи операций и выполнены тысячи бизнес-процессов, пока автомобиль сойдет с конвейера. Ошибка на одном из этапов может привести к непоправимым последствиям. Риск огромен. Однако такого не происходит. Почему?

Разграничение ответственности

Деятельность компании — это совокупность бизнес-процессов. Ее работа построена на четкой последовательности выполнения функций, операций и набора задач. В компаниях в развитых странах все бизнес-процессы строго расписаны. Каждый отдел, подразделение, сотрудник четко выполняют поставленные задачи. Функции делегированы. Назначают ответственных за каждый шаг. Компания работает, как часы. За счет этого повышается эффективность. Иначе компания не выживет. Жесткая конкуренция не щадит слабых и малоэффективных.

В большинстве же молдавских компаний нет рациональной организационной структуры. Очень часто отсутствует четкое разделение труда по функциям (маркетинг и продажи, производство, финансы, HR и т.д.). В таких компаниях нет понятного разделения базовых процессов (производство и продажи) и вспомогательных (HR, финансы и т.д.). Почти во всех предприятиях подобного образца отсутствуют управленческие процессы (планирование, организация, мотивация, контроль, коммуникации и принятие решений). Бизнес-процессы происходят спонтанно. Что-то случилось — принимается решение, компания двигается дальше. Структура их зачастую непонятна. Все делают все. Генеральный директор может заниматься и продажами, и контролем производства. Нет четкого разделения полномочий и ответственности внутри компании. В конечном итоге это приводит к плачевным последствиям. Функции сотрудников могут дублироваться, задачи не выполняться в срок. Капля за каплей промахи и непредусмотренные затраты времени и ресурсов приводят к снижению эффективности. В нынешних, не самых легких условиях, низкая эффективность равносильна краху компании.

Решение

Правда, в последнее время среди частного бизнеса Молдавии все чаще говорят об оптимизации затрат и о том, как усовершенствовать делопроизводство. Это — единственный шанс выжить в условиях кризиса. Эксперты утверждают, что повысить эффективность бизнеса может последовательное управление процессами в компании. Оно поможет пересмотреть и упорядочить структуру организации, четко определив должностную ответственность, полномочия, ресурсы, информационные и управленческие связи.

Большую роль в налаживании работы могут сыграть программные решения, которые призваны автоматизировать и организовать процессы внутри компании. Хороший пример тому ELMA — Система управления бизнес-процессами.

Как работает система

Перед внедрением ELMA компания проводит первичный сбор информации. Исследуется текущая деятельность предприятия, определяются потребности. Далее происходит изучение организационной структуры предприятия. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду. Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы — анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации.

В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персоналом. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии. Система ELMA дает возможность измерить каждую операцию в рамках бизнес-процесса, оценить эффективность работы каждого исполнителя и принять взвешенное управленческое решение по результатам работы. После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а также получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Выглядит работа в системе ELMA следующим образом: директор через веб-браузер входит в систему. В ELMA он ставит перед подчиненными задачи и указывает сроки их выполнения. Если в процессе участвуют несколько звеньев, то выполненная часть задания передается автоматически следующему звену. Если в ходе выполнения задачи подчиненный столкнулся с препятствием, руководитель получает уведомление. Директор компании или начальник отдела всегда может зайти в базу данных и узнать, как обстоят дела, и проконтролировать, над какой задачей работают подчиненные. Это обеспечивает строгий контроль и экономию времени.

Система ELMA от российской EleWise — новинка на молдавском рынке, однако уже есть ряд компаний, не равнодушных к своему будущему, которые заинтересовались системой. За счет относительно низкой стоимости системе пророчат большое будущее в республике. На сегодняшний день систему представляет ее официальный партнер в Молдове — компания MCS.

ДОПОЛНЕНИЯ К МАТЕРИАЛУ

ИНТЕРЕСНО

ELMA решает одну из самых злободневных проблем, с которой постоянно сталкиваются молдавские компании, а именно — проблему незаменимых сотрудников. Новоприбывший директор или подчиненный сразу же вливается в работу компании, так как в ELMA указаны все задачи, инструкции и функции, которые были закреплены за его предшественником. Новый сотрудник может в скором времени приступить к своим прямым обязанностям

КСТАТИ

Для работы с системой ELMA достаточно веб-браузера. Благодаря этому, работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения. К примеру, директор компании, будучи за рубежом и имея доступ к системе через Интернет, может проверить, на каком этапе выполнения те или иные задачи или дать новые задания своим подчиненным

Плюсы ELMA:

сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям, потому что процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства;
сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения, благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса;
снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому;
уменьшается объем бумажного документооборота;
Увеличивается общая скорость выполнения процесса;
упрощается создание и поддержка Системы менеджмента качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов

КСТАТИ

Системой ELMA может воспользоваться любая компания, которая может описать свою деятельность в бизнес-процессах

ВАЖНО

Система ELMA интегрирована с системой 1С

наверх ↑

BusinessClass - Январь 2010, №40

Подпишитесь на электронную версию